华丰建设股份有限公司上海公司生技科QC小组

QC小组优秀QC成果报告

课题名称:控制供方合同违约率
小组名称:华丰建设上海公司生技科QC小组
课题类型:管理型
注册编号:HF/QC-2004-03号
发表日期:2005年5月  
发  表  人:袁勇为

一、小组概况

小组名称 华丰建设股份有限公司上海公司生技科QC小组
课题名称 控制供方合同违约率
课题类型 管理型 活动时间2004年01月~2004年12月 活动次数 12次
序号 姓 名 年 龄 学 历 部门 职务 职称 组内职务
1 袁勇为 25 大 学 生技科 工程师 组  长
2 黄德洪 38 大 学 质安科 工程师 副组长
3 方 超 36 大 学 办公室 工程师 组  员
4 高 伟 25 大 学 经营科 助 工 组  员
5 汤益良 42 大 学 财务科 会计师 组 员
6 贺云良 46 高 中 材料科 工程师 组 员
7 徐陈孟 48 高 中 项目经理 工程师 组 员
8 张炜彪 42 高 中 项目经理 工程师 组 员
注册登记号 HFQC-2004-03 成立时间 2004年1月8日 小组编号 HFQCXZ-05
教育情况 均获全国TQC统考合格证书
获奖情况 小组曾获2002、2003、2004年度上海市优秀质量管理小组 2003年度全国建设系统优秀QC小组

二、选题理由

理由一: 我公司是一家大型的建筑企业,承接的建设项目非常多,所需求的供方也很多,如果供方经常出现违约现象,那么对工程的工期、质量等会造成影响,增加工程成本,甚至存在安全隐患,从而影响到企业的形象和信誉。

理由二:       公司贯彻ISO9000、14000、18000对供方的合作有严格要求:要求公司识别、评价和选择供方,处理好与供方的关系,加强与供方的联系和沟通。

理由三:        如今上海的建筑市场竞争日益激烈,要想在上海谋求更好的发展,必须有着自己的市场竞争优势,而良好的供货渠道和供货关系是非常重要的。如果能与供方形成一体,共享技术和资源,就能够对多变的建筑市场做出灵活和迅速的反映,提高双方创造价值的能力,从而达到优化成本和资源、共同得到利益的目的。

综上所述:我公司有必要对供方进行有效的控制, 特别是针对供方合同的违约情况。

选定课题: 控制供方合同违约率

三、活动计划表

四、现状调查    
我QC小组于2004年1月11日对7个在建工程的2003年12月份间供货情况进行调查统计,调查表和统计结果如下 :
2003年12月份材料供货情况

序号 工程名称 供货 次数 环境和职业健 康安全 供货 不及时 质量 数量 经济 纠纷 违约 违约率
1 宝山动迁房 105 18 2 1 22 21
2 奉城道路 141 35 3 / / 38 27
3 浦兴路 79 12 2 1 1 16 20
4 志成花苑 126 23 8 2 1 34 27
5 万兆家园 56 7 2 1 / 10 18
6 浦三路住宅 1 89 13 2 1 1 17 19
7 浦三路住宅 2 40 4 1 1 / 6 15
8 636 11 2 20 7 4 143 /
各因素违约率 18% % 1% 0.5% 22. 5% /

 小组对7个在建工程的供货违约因素分别计算出违约率并绘制柱状图和饼分图:

 

根据供货情况调查表绘制排列图

 

可以从上面图表中看出导致供方合同违约率高的主要原因是:违反环境和职业健康安全要求。

五、活动目标和可行性分析 

5.1活动目标  我QC小组根据现状调查结果制定了活动目标:
1、2004年新工程与供方无纠纷,供方合同违约率降低至10%以内。
2、2004年以前的工程与供方留存的纠纷妥善解决,并且不发生新的纠纷。

5.2目标可行性分析
1、通过现状调查得知,造成现阶段供方违约率居高不下的主要问题是不符合环境和职业健康安全规定要求,违约率高达18%。若能将违反环境和职业健康安全违约率降低至6%以内,就能够实现10%的设定目标。
2、公司于2004年进行质量、环境、职业健康安全“三合一”管理体系的认证。对供方的管理能够更加正规,对课题解决在文件上有较大帮助。
3、小组成员文化素质高且长期坚持QC理论知识的继续教育,有多人是常年参加QC小组活动并取得成效的人员,具有丰富的活动经验和理论知识,有较强的攻关能力和进取钻研精神。

我们能够实现活动目标

六、原因分析    
小组运用关联图在内部和外部原因上分析出违反环境和职业健康安全规定的九条末端因素。

 

七、要因确认   
确认一:与供方缺少沟通
QC小组对7个工程的70位项目管理人员和60家供方进行调查,能够与供方进行主动沟通的很少只有12%。项目部缺少对供方管理目标交底,而供方不知道项目部管理目标是影响合同履约的重要因素,所以是要因。

确认二:公司采购模式不完善
  查阅公司资料库,公司从98年贯彻质量管理体系以来有规范的采购制度,供方评价准则,还留有供方的历史档案,公司采购模式可谓较完善,所以此原因为非要因。

确认三:急于签订合同
  由于遇到工期紧,材料紧缺,材料价格上涨等原因,造成项目部对供方来不及进行详细考察,就急于签订合同的情况,公司都会要求项目部在公司合格供应商名录中挑选,从而避免这种情况,所以为非要因。

确认四:缺少内部廉洁协议
  调查项目部的廉洁协议,有与甲方的廉洁协议,唯独缺少公司内部的廉洁自律协议,经常有项目经理和材料员与供方运用不正常手段谋取利益;造成对供方不能进行正常管理,导致供方经常违约。此原因为要因。

确认五:公司重视不足
  QC小组于2004年1月20日查阅了供方档案,对1998年至2003年六年的违约情况进行了统计,统计结果绘制如下:


  综上统计:6年间的违约情况可以从这个折线图中看出,在环境和职业健康安全的违约率程持续上升趋势,说明近几年政府部门和社会各界对此加大了监管力度,严格要求,间接的反映了我公司对此的不重视。结论为要因。

确认六:故意不依合同履行
  项目部与供方签订合同时,必须经双方公司盖章后生效,如果发生故意不依合同履行的情况,那么我们可以依靠法律手段进行权益维护,所以未出现这种情况,为非要因。

确认七:意外风险和不可预见因素
  供方在供货时遇到道路交通状况不好,在台风雨季时期,都会造成违约。我们可以通过提前做好准备工作,可以将供方的违约情况降低至最低。结论为非要因 。

确认八:建设单位指定供方
  经过调查,7个工程的16个建设单位指定的供方经常违反环境和职业健康安全规定,出现供货不及时等现象。还有多个供方在同一施工现场交叉干扰造成工效降低,延误工期,增加额外支出。结论是要因。

确认九:危险合同
  合同中用语含糊,不够准确;合同条款存在漏洞;合同之间存在矛盾;双方的某些条款中隐含着较大风险对单方过于苛刻,约束不平衡,甚至就是一种圈套等。虽然项目部无这方面专家,但是签订合同时,必须经过公司经营科、生技科审核,可以杜绝此类现象。结论为非要因。


八、制定对策

序 号 要 因 对 策 目 标 措 施 负责人 实施地点 完成 时间
1 与供方缺 少沟通 与供方加 强沟通 供方能够 参与实现 项目管理 目标 1 、和供方一起参与公司三合一培 训 2 、对供方进行交底。 3 、建立供方考核制度,定期考核 袁勇为 黄德洪 公司项目 部会议室 2004.3- 2004.10
缺少内部 廉洁自律 协议 建立公司 廉洁自律 协议 实现供方 管理正常 化 1 、要求项目部签署廉洁自律协议 2 、对项目经理和材料员考核,与 经济挂钩 方 超 高 伟 公司会议 室项目部 2004.3- 2004.10
公司重视 不足 公司加大 管理力度 对供方的 管理步入 正轨 1 、成立供方管理小组 2 、落实材料专管员进行管理 贺云良 方 超 公司会议 室 2004.3- 2004.10
建设单位 指定供方 直接与甲 方联系 甲方能够 配合实现 项目管理 目标 1 、减少建设单位指定供方 2 、签署三方协议 袁勇为 高 伟 公司甲方 会议室 2004.3- 2004.10

九、对策实施
实施一:
       1、和供方一起参与公司三合一管理体系的培训。于2004年3月~10月间每月一次由总公司贯标工作小组牵头,QC小组负责联络各项目部的供方联络员进行三合一管理体系培训。要求各供方按照公司贯标要求实行,配合好公司整个体系的运行。
       2、由质安科负责对工地的供方进行管理目标的交底、教育,要求按照公司制定的质量、环境和职业健康安全作业指导书进行操作。
       3、对供方进行月度考核,考核标准依据作业指导书规定,对于违反规定并且不听从指挥的供方进行处罚,对屡教不改的给予解除合同,并在公司合格供方名录中予以删除。通过一系列的培训和交底等措施,供方均表态愿意积极配合。

实施二:
       1、2004年3月止共计在建工程14个,于2004年3月12日在公司会议室召开会议,由公司总经理主持,各工程项目经理和材料员参加,会上讨论了,如何有效控制供方违约率、降低工程成本。各项目部均积极发言,最后签署了华丰建设股份有限公司廉洁自律协议。
       2、由公司经营科每月一次到项目部收集采购记录与工程成本进行核算,并对项目经理和材料员进行考核,一经发现异常,立即按照公司廉洁自律协议处置。

实施三:
  1、2004年3月15日公司专门成立了供方管理领导小组,由总经理任小组组长,组员由QC小组成员组成。
  2、领导小组推选组员贺云良为供方专管员,专门负责材料合同的管理,对供方的资质资格供货能力进行
评价和历史档案保管,供方数据的统计分
析,并负责供方的跟踪调查工作。

实施四:
  1、积极与建设单位沟通,要求尽量减少指定供方,建议在我公司的合格供方名录中进行挑选。其中志成花苑项目部甲方经过我小组的努力同意将服务态度差、经常违约的商品混凝土供方清退,采纳我公司的合格供方上海宏达商品混凝土有限公司。争取到了从原先建设单位要求指定供方的,现在同意改为指定某种品牌的产品,而供方则由我公司自行选择,其中这样类似的情况共计5起。      
  2、要求建设单位指定供方必须提供有效证件经我公司项目部和公司审核同意后才可签订合同,并且签署三方协议。协议中强调了供方必须严格按照我公司规定执行,否则我公司有权予以清退供方。
通过3月~10月的措施执行,甲供单位的供货违约情况得到明显改善。

十、效果检查
    1、通过对供方的积极沟通,使供方积极参与到公司贯标工作中来,对我们的贯标工作十分支持,无论从质量、环境和职业健康安全都按照作业指导书标准来执行。并且因此将以前留存的纠纷都得到了妥善的解决,如:南洋日光厂的砌块供方与我公司持续了四年的经济纠纷,于2004年年底得到了圆满的解决。
    2、通过签署一系列的协议,加强了公司对供方的管理水平,处理好了与供方的关系,使供方均愿意与我公司合作,充实了公司合格供方名录的内容。
    3、公司在2004年11月14日经浙江公信认证有限公司5天的“三合一“贯标外审,正式通过了ISO14000环境管理体系和ISO18000职业健康安全管理体系认证。
    4、统计2004年的供方违约情况,从实施前22.5%的合同违约率,降低到了现在的9.3%,超过了10%的计划目标,实现了活动目标。

 

十一、巩固措施
       1、我QC小组将在本次课题活动中取得的经验报集团公司,并修改和颁发了《供方管理规定》,纳入企业管理标准(标准编号为企业管理标准---QJ/HF-026-2004)。
       2、将活动中的取得的经验继续在今后推广应用。

十二、总结和今后打算
       我们对本次QC活动进行了总结,小组成员经过共同努力又取得了一些成绩,我们一年一个台阶,屡获佳绩,运用QC方法不断提高我们的质量管理水平。我们将一如既往的推行QC小组活动,把企业的现代化管理水平向更高层次推进。

 
® 上海市工程建设质量管理协会 版权所有         沪ICP备12024259号-1